Etter planen vil det bli åpnet opp for klargjøring av nytt skoleår for skoler uten integrasjon med skoleadministrativt system fra 17. juni. Skulle det bli noen forsinkelser, følg oss på Facebook for oppdatert informasjon.
For skoler med integrasjon vil Conexus utføre klargjøringen fortløpende.
Dette avsnittet gjelder for
skoler uten integrasjon. Det er viktig at skoleadministrator
setter seg inn i prosessen for nytt skoleår.
Conexus Engage ” låses”
For å unngå feilregistreringer i forbindelse med nytt skoleår vil Conexus Engage” låses” fra 1. august og frem til din skole har fullført klargjøring av nytt skoleår. Da vil ingen kunne registrere eller se resultater.
Nedenfor finner du en sjekkliste for skoleadministratorene til bruk ved klargjøring av nytt skoleår når skolen ikke har integrasjon med skoleadministrativt system. (Det kan se ut som en lang oppgaveliste, men det er ikke så ille som det ser ut som. Hold deg til brukerveiledningen og det vil gå bra).
De nummererte punktene er ”oppgaver” skoleadministrator må utføre, de grå punktene er informasjon om ”oppgaver” som skjer i bakgrunn eller utføres av skoleeier.
NB! Selv om din skole ennå ikke har
tatt i bruk Conexus Engage, må nytt skoleår gjennomføres her.
Logg
inn: http://conexus.net/nb/engage/
•Skoleeier må ta stilling til hvilke data som
skal følge elever som flyttes fra en skole til en annen, hvis dette ikke har
blitt gjort tidligere.
1.
Klargjør
nytt skoleår:
Skoleadministrator må sette i gang prosessen for klargjøring av nytt
skoleår.
•Conexus Engage flytter automatisk alle
elever ett trinn opp.
•Conexus Engage vil automatisk forsøke å
gi gruppene nye navn i forhold til nye trinn.
2.
Klargjør
nytt skoleår: Skoleadministrator må kontrollere og bekrefte at de nye
gruppene er korrekte. Ved behov må skoleadministrator gjøre nødvendige endringer
på gruppenavn og gruppesammensetning.
•For avgangselever (elever på skolens
siste trinn) vil Conexus Engage generere PDF-filer med alle data knyttet til
elevene.
3.
Behandle
avgangselever, for barneskoler: På barneskoler med 1. - 7. trinn må skoleadministrator angi
hvilken ungdomsskole elevene i 7.trinn skal flyttes til. Dette gjelder også
skoler som for eksempel har 4. trinn som høyeste trinn. Disse elevene skal
overføres til skoler med 5. trinn. Dette punktet utgår for skoler som har 10.
trinn som høyeste trinn.
•Conexus Engage låses opp for alle
brukere på din skole.
4.
Enkeltelever som har sluttet på skolen
må flyttes
til ny skole. Dette gjelder ikke avgangselever, men elever knyttet til
andre trinn, for eksempel 1. – 6. trinn.
5.
Opprette
nye grupper: Nye grupper på skolens laveste trinn må
opprettes.
6.
Behandle
nye elever: Elever som har blitt flyttet fra andre skoler til din skole
må knyttes til riktig gruppe.
7.
Opprette
ny elever: Nye elever, som ikke kommer fra andre skoler, må opprettes
og knyttes til riktig gruppe. For eksempel alle nye førsteklassinger på
barneskoler.
8. Last ned arkivfiler for avgangselever når du mottar e-post om at disse er klare til nedlasting. Filene må lagres og kontrolleres. Disse PDF-filene vil bli eneste historikk for elever som har sluttet på skolen. Det er derfor viktig at disse filene blir tatt godt vare på. Se PDF-arkiv – tidligere elever.